일잘러의 비밀: 업무 효율 2배 높이는 칼퇴 소통법 3가지!

이메일 잘 쓰는 법, 어렵지 않아!

솔직히 말해서, 이메일이나 메시지를 어떻게 주고받는지 보면 그 사람이 일을 얼마나 잘하는지 대충 알 수 있어. 20분짜리 강연을 하는데 이메일을 50번 넘게 주고받은 적도 있다니까? 문장을 제대로 못 쓰면 내 이미지도 나빠지고, 상대방 시간도 뺏는 거야. 카톡 할 때도 그렇잖아. 내가 말한 거랑 상대방이 이해하는 거랑 다를 때가 많잖아.

오해 줄이는 법? 잘못된 소통부터 고치자!

1. 내용이 빠져있거나 목적이 불분명할 때

• 문제점: 친절하게 말은 하는데, 그래서 뭘 하고 싶은 건지 모르겠는 메시지. 인터뷰하고 싶은 건지, 뭘 제안하고 싶은 건지 명확하지 않은 경우. 심지어 누가 보내는지, 뭘 하자는 건지, 서면인지 온라인인지도 모를 때도 있어.
• 해결책: 이런 메일 받으면 나는 다시 보내. "이런 내용이 빠져있으니 알려달라"고. 그러면 상대방이 "아!" 하면서 자세한 내용을 보내주지. 이런 과정 없이 진행되는 경우가 많다는 게 좀 씁쓸해.

2. 답장하기 어려운 질문만 할 때

• 문제점: 제안을 받으면 내가 '예' 또는 '아니오'로 답할 수 있어야 하는데, 자꾸만 내가 뭘 해야 할지 묻는 질문만 오는 거야.
• 해결책: 이건 상대방 입장을 생각하지 않고, 내가 얼마나 열심히 기획했는지에만 집중해서 그래. "나는 이런 걸 준비했어!"만 보여주고, 정작 상대방이 뭘 원하는지는 신경 안 쓰는 거지.

3. 나에게만 집중하고 상대방은 고려하지 않을 때

• 문제점: 갑자기 연락해서 "당신을 발견했다!"며 설레발 치는 경우. 머릿속으로는 이미 이것저것 다 할 수 있을 것 같지만, 정작 뭘 하자는 건지는 없어. "뭔가 하고 싶다"는 말만 되풀이하면 상대방도 할 말이 없어지지.
• 해결책: 급한 마음에 타겟 분석도 안 하고, 내 얘기만 하는 거야. 상대방이 어떤 사람인지, 뭘 좋아할지 좀 알아보고 제안해야지. 최소한 영상이라도 찾아보고 말이야.

4. 복사 붙여넣기식의 성의 없는 메시지

• 문제점: "안녕하세요, 크리에이터님" 하고 시작하는 메시지. 이건 나뿐만 아니라 다른 사람한테도 똑같이 보내는 거잖아. 나에 대해 알아보지 않았다는 걸 99% 확신하게 만들지. 스팸 메일처럼 느껴져.
• 해결책: 내 이름을 붙여도 내용을 보면 전혀 나를 모르는 사람이 보낸 티가 나. 나랑 전혀 안 맞는 걸 제안하거나, 심지어 교수님을 언급하는 경우도 있어. 이건 "나 아니어도 되잖아?"라는 생각이 들게 해.

5. 모호한 단어 사용으로 오해를 부를 때

• 문제점: "우리 12시에 점심 먹으러 가는데 시간 괜찮으세요?" 이런 질문. "괜찮아요"라고 답해도, 이게 같이 가자는 건지, 아니면 그냥 시간만 괜찮다는 건지 헷갈릴 수 있어. 얼굴 보고 말하면 뉘앙스를 알 수 있지만, 글자만으로는 오해가 생기기 쉽지.
• 해결책: "뭐뭐 할 것 같습니다", "뭐뭐 할 수도 있습니다" 같은 애매한 표현은 피해야 해. 문장을 쓸 때 오해가 생길 수 있다는 걸 스스로 인지해야 해.

6. 이메일 제목을 엉망으로 쓸 때

• 문제점: "안녕하세요" 같은 제목은 최악이야. 너무 많잖아. 나중에 이메일을 다시 찾아봐야 할 때, 담당자 이름이나 소속, 어떤 건에 대한 건지 알아야 하는데, 제목에 이런 정보가 없으면 답답해.
• 해결책: 이메일 제목에는 누가 보냈고, 어떤 내용인지 명확하게 써야 해. 이건 누가 가르쳐주지 않으면 모를 수도 있어.

어른의 문장이란?

나이가 많다고 어른이 되는 게 아니야. 상대방을 배려하는 센스, 상대방 입장에서 한 번 더 생각하는 게 어른의 문장이라고 생각해.

• 좋은 예: 예전에 강의 자료로 썼던 이메일이 있었는데, 제목부터 시작해서 중간 내용 정리, 색깔 구분, 첨부파일까지 완벽했어. 그 담당자한테 물어보니, 까다로운 사수한테 배워서 그렇다고 하더라고.
• 나쁜 예: 20분짜리 강연하는데 이메일을 50번 넘게 주고받은 적도 있어. 왜냐고? 쓸데없이 오갈 일을 계속 만들어서. 하나하나 쪼개서 보내니까 50개가 되더라니까.

결국은 '일머리'와 '센스'

이메일뿐만 아니라 사람들과 소통하는 모든 것에서 '일머리'가 중요해. 이건 훈련하면 발전할 수 있어. 내가 부족하다는 걸 인지하고 노력하면 돼.

• 가장 중요한 건 인지하는 것: 맞춤법 틀린 거나 모호한 단어가 있는지 확인하는 노력만 해도 소통이 훨씬 편해져.
• 불필요한 건 걷어내기: 부사, 형용사 같은 불필요한 단어를 걷어내면 메시지가 더 잘 보여. 마치 잔가지 치우고 나무 본질만 남기는 것처럼 말이야.
• 내 탓을 할 줄 아는 사람: 상대방이 내 말을 못 알아들으면 "내가 이상하게 썼나?" 하고 자기 탓을 하고, 잘 되면 "상대방이 이해력이 좋네"라고 생각하는 사람. 이런 사람들이 계속 발전할 수 있어. "혹시 내 잘못은 없을까?" 하고 한 번 더 확인하는 태도가 중요해.