직원들이 스스로 일하게 만드는 주간업무일지 작성법 5단계 공개!

주간 회의, 이렇게 하면 경영자도 만족!

경영자들이 주간 회의 때마다 열받는 이유가 뭘까?

• 보고서가 부실해: 뭐가 뭔지 제대로 알 수가 없어. 핵심 지표는 빠져 있고, 부서마다 보고서 형식도 제각각이야. 지난주에 하기로 한 건 안 되어 있고, 고객 수가 몇 명인지도 모르겠고... 대체 뭘 했다는 건지 알 수가 없어!
• 회의가 늘어져: 쓸데없는 이야기만 늘어놓고, 정작 중요한 건 놓치고 있어. 차라리 그 시간에 현장에 가는 게 낫겠다 싶을 때도 많아.
• 결정이 늦어져: "논의 중입니다", "아직 결정 못 했습니다" 이런 말만 반복하면 시간만 낭비되는 거야. 시간은 돈인데 말이야.
• 몇 명만 말해: 회의 때마다 똑같은 사람만 이야기하고, 나머지는 침묵하고 있어. 대리급 이하는 그냥 조용히 있다가 나가버려.
• 근거 없이 말해: "그냥 좋을 것 같아요" 이런 식으로 감으로 이야기하면 안 되지. 왜 그렇게 생각하는지 근거 데이터가 있어야지.
• 실행 담당이 불투명해: 회의 끝나고 누가, 언제까지 뭘 해야 할지 명확하지 않아. 미안해서 결정 안 하거나, 나중에 "저였나요?" 이러면 책임 전가하고 싸움만 나지.
• 아이디어가 부족해: 중복 보고하거나, 너무 많은 걸 보고하는 것도 문제야. 시간 관리도 안 되고.

회의 생산성을 높이는 비법: '회의 매니저'를 지정하라!

MIT 연구에 따르면, 회의의 생산성을 높이는 가장 중요한 건 회의 주도권을 가진 사람, 즉 회의 매니저야. 회의 매니저는 회의 목표를 명확히 하고, 누가 무엇을 책임질지 정해야 해.

왜 회의 매니저가 중요할까?

• 다른 사람의 시간을 뺏는 거잖아. 그러니까 회의를 소집한 사람이 그 시간을 생산적으로 만들어야 할 책임이 있어.
• 회의 매니저는 회의의 목표, 시간, 참석자를 명확히 정해야 해. 그래야 회의가 제대로 진행될 수 있지.

주간 회의, 이렇게 바꿔봐!

1. 회의 매니저 지정: 모든 회의에는 반드시 회의 매니저를 지정하고, 그 역할을 명확히 해줘. 사장이 직접 하는 것보다 다른 사람을 지정하는 게 더 효과적일 때가 많아.
2. 목표 설정: 회의를 통해 무엇을 얻고 싶은지, 어떤 결정을 내릴 건지 명확히 정해야 해.
3. 시간 엄수: 회의 시간을 정하고, 그 시간 안에 끝내도록 노력해야 해.
4. 참석자 명확화: 누가 회의에 참석해야 하는지 명확히 정해야 해.
5. 피드백 중심: 단순히 잘했다, 못했다 평가하는 게 아니라, "무엇을 배웠고, 어떻게 하면 더 잘할 수 있을까?" 에 초점을 맞춰야 해.
6. 숫자로 말하기: 목표를 정할 때 구체적인 숫자를 포함해야 해. "열심히 하겠다"는 말은 "이번 주에 매출 10% 올리겠다"처럼 구체적으로 바꿔야 해.
7. 지식 발견: 회의를 통해 새로운 노하우나 지식을 발견하는 데 집중해야 해. 그래야 직원들이 평가받는다는 느낌 대신 성장한다는 느낌을 받을 수 있어.

기억해!

• 사람은 감정으로 소비하고 이성으로 정당화해. 목표를 정하고 안 되면 "원래 안 될 목표였어"라고 합리화하기 쉬워.
• 주간 회의는 "낙장불입"처럼, 한번 말한 목표는 반드시 달성하도록 서로 독려하는 자리야.
• 경영자는 직원들의 실력 부족을 지적하기보다, "어떤 차이 때문에 그런 결과가 나왔을까?", "이번 주에 어떻게 하면 더 잘할 수 있을까?" 와 같이 성장할 수 있는 질문을 던져야 해.

주간 회의를 제대로 운영하면, 직원들은 성장하고 회사는 발전할 수 있을 거야!