2023년 최신! 투두이스트 완벽 활용법과 최적 설정 공개

Todoist, 내년에도 잘 부탁해! (2023년 말 버전)

올해도 어김없이 내가 쓰는 Todoist를 소개할 시간이 왔어. 작년이랑 크게 달라진 건 없지만, 내 시스템이 어떻게 돌아가는지 알려줄게. 네게도 도움이 될지 한번 봐봐!

1. 할 일은 어떻게 모으지?

• 내 손안의 마법, 아이폰!

  • 아이폰은 내 전속 비서야. 어디든 함께 다니고, 늘 손 닿는 곳에 있지. 운전할 때도, 잘 때도 항상 내 곁에 있어.
  • 잠금 화면에서 바로 할 일을 추가할 수 있는 기능이 정말 편해. 버튼 하나만 누르면 Todoist로 직행! 보통은 말로 녹음해서 추가해.

• 컴퓨터에서는 키보드 단축키!

  • 컴퓨터 작업할 때는 Shift + Command + A (맥 기준) 단축키를 써. 'A'는 'Add' (추가)를 생각해서 정했지.
  • 이 단축키는 어디서든 통하는 전역 단축키라, 글을 쓰든 영상을 편집하든 상관없이 바로 Todoist로 들어갈 수 있어.
  • 이렇게 빠르게 할 일을 추가하지 않으면, 머릿속에만 담아두려다가 결국 까먹어버리거든. 그러면 내 시스템은 망가지는 거지.

이 두 가지가 내가 할 일을 모으는 주요 방법이야. 아이폰으로 90%를 해결하고, 컴퓨터로 나머지를 처리하는 거지.

2. 라벨, 내 일의 색깔을 입히다!

• 라벨 = 시간 블록!

  • 내 Todoist 라벨은 달력의 시간 블록과 똑같아.
  • 현재 나는 글쓰기, 영상/오디오, 고객, 소통, 계획, 관리, 잡일 이렇게 7가지 라벨을 쓰고 있어. (8개 이상은 안 써!)
  • '2분', '5분' 같은 시간 단위 라벨은 안 써. 솔직히 그게 그거고, 라벨을 위한 라벨은 의미 없잖아.
  • 이 라벨들은 내가 하는 일의 종류를 나타내. 콘텐츠 만들기, 고객 관리, 사업 운영에 필요한 관리 업무, 그리고 집안일 같은 것들 말이야.
  • 개인적인 일도 '관리'나 '잡일', '프로젝트'에 포함시켜. 예를 들어, 겨울 대비 전등 교체 같은 건 시간이 꽤 걸리니까 '프로젝트'로 분류해.

• 달력과 Todoist의 완벽한 조화

  • 내 달력에는 '글쓰기 시간', '관리 시간', '소통 시간', '영상/오디오 시간'처럼 라벨과 똑같은 이름의 시간 블록이 있어.
  • 그래서 '오늘 할 일' 목록을 보면, 내가 정해둔 라벨 순서대로 할 일들이 정렬되어 나타나. (글쓰기, 소통, 관리, 잡일 순서로!)
  • 이 순서는 내가 직접 드래그해서 바꿀 수 있어. 내 우선순위에 맞게 말이지. 고객 요청이 많지 않다면 고객 라벨을 아래로 내릴 수도 있고.

3. 필터, 내 하루를 깔끔하게!

• 즐겨찾기 필터 3가지

  • 내 즐겨찾기 목록에는 3가지 필터가 있어.
  • 오늘의 목표 (Objectives): 이건 오늘 '반드시' 해야 하는 일들이야. 아침에 일어나서 가장 먼저 보는 목록이지. 다른 건 눈에 안 들어와. 오늘 꼭 해야 할 것만 딱!
  • 오늘의 집중 (Focus): 이건 '오늘의 목표'를 제외한 나머지 할 일들이야. 보통 8개 정도의 할 일을 여기에 넣어두고 해. '2+8' 규칙을 따르려고 하는데, 오늘은 '오늘의 목표'가 3개라 조금 넘었네. (그래도 괜찮아!)
  • 내일의 집중 (Tomorrow's Focus): 이건 내일 할 일들을 미리 확인하는 목록이야. 내일 달력과 비교해서 계획이 맞는지 점검하지.

• Todoist, 하루에 몇 번 볼까?

  • 하루에 Todoist를 많이 보지는 않아. 아마 3~4번 정도? 저녁에 오늘 할 일을 다 했는지 확인하는 정도지.
  • Todoist는 그냥 내가 해야 할 일을 잊지 않게 도와주는 도구일 뿐이야. Todoist에 들어가는 모든 것은 내가 '하기로 결정한' 일들이지.

4. 프로젝트는 어디에?

• 노트 앱에 프로젝트를!

  • 많은 사람들이 Todoist에 프로젝트를 너무 많이 만들어서 힘들어하는데, 나는 프로젝트를 노트 앱에 따로 관리해.
  • 예전에는 Todoist에 프로젝트를 잔뜩 만들어 놨었는데, 할 일을 어디에 넣어야 할지 찾다가 하루에 한 시간씩 걸릴 때도 있었어. 정말 끔찍했지.
  • 지금은 딱 6개의 폴더만 사용하고, 할 일 정리하는 데 시간이 거의 안 걸려.

• 프로젝트 노트와 바로 연결!

  • 예를 들어, 내가 쓰고 있는 책 'Time Sector System' 프로젝트가 있다면, 노트 앱에 책에 대한 노트를 만들고 Todoist 할 일에는 그 노트로 바로 연결해 놔.
  • 할 일을 클릭하면 바로 책 노트가 열리고, 거기에 추가할 내용들을 적으면 돼.
  • 다른 웹사이트나 필요한 정보도 마찬가지야. 클릭하면 바로 해당 웹사이트로 이동하거나 필요한 정보를 볼 수 있게 연결해두지.

5. 내 시스템의 핵심은 '깔끔함'

• 오늘 할 일은 오늘만!

  • 내 Todoist는 매일 깔끔하고 명확해야 해. '오늘 할 수도 있고, 다음 주에 해도 되는' 애매한 할 일들은 보이지 않게 해.
  • 나는 '오늘의 목표'로 하루를 시작하고, 대부분 '오늘의 집중' 목록에서 시간을 보내. 저녁에는 '내일의 집중'을 보면서 내일 계획을 점검하지.

• 중요한 건 '주간 계획'!

  • 매일 뭘 할지보다, 이번 주에 뭘 끝낼지를 더 중요하게 생각해. 어차피 계획대로 안 되는 날도 있으니까.
  • 가장 중요한 건, 내가 뭘 해야 하는지 명확하게 알고 있다는 거야. 그래서 일 때문에 스트레스받는 일이 거의 없어.

• 할 일 분류의 기준? '중요도'

  • 내 받은 편지함(Inbox)은 두 번째 필터 같은 거야. 여기에 들어온 할 일들을 보면서 '내 시스템에 들어갈 만한 가치가 있나?'를 판단하지.
  • 모든 걸 중요하다고 생각하면 금방 지쳐버려. 나는 내가 집중해야 할 영역과 핵심 업무가 뭔지, 우선순위가 뭔지 미리 알고 있어.
  • 이런 '백엔드 작업' (집중 영역, 핵심 업무 파악)이 안 되어 있으면, 뭘 해야 할지, 뭘 안 해도 될지 판단하기 어려울 거야.

이 시스템은 수년간 다듬고 발전시켜 온 결과물이야. 가장 중요한 건, 내가 뭘 해야 하는지 명확히 알고 있다는 거지. 그래서 스트레스 없이 일할 수 있어!

혹시 작년 내 Todoist 시스템이 궁금하다면, 이 영상도 한번 봐봐!